Dans le domaine de comptabilité, le lettrage désigne une opération qui consiste à affecter un code unique à au moins deux écritures comptables. Il s’agit généralement d’une lettre de l’alphabet ou d’une combinaison de lettres. Le total des entrées au crédit est égal à la somme des entrées au débit.
L’un des avantages du lettrage est qu’elle aide les comptables à établir le lien entre une facture ainsi que son règlement en se servant d’un code unique. Le lettrage fait clairement ressortir le lien entre les factures et les différents règlements effectués grâce à l’existence d’un code unique commun (la lettre).
Lettrage comptable: Le guide pour comprendre
Pour mieux comprendre le lettrage comptable, il est nécessaire de comprendre :
- Qui fait le lettrage ?
- Comment se fait le lettrage ?
- Quand faire le lettrage ?
Pour avoir des informations complémentaires, vous pouvez contacter un cabinet comptable. Vous bénéficierez de son expertise et de ses conseils pour mieux gérer votre entreprise.
Qui fait le lettrage ?
Le lettrage est traditionnellement fait par un comptable. Ce qui est normal vu qu’il s’agit avant tout d’une opération comptable. Le souci est que, même à plusieurs, les comptables ne peuvent pas faire ce travail dans le cadre d’une grande entreprise ou ils risquent d’y consacrer un volume horaire trop important. C’est pour cette raison que les logiciels comptables sont de plus en plus utilisés pour procéder au lettrage comptable.
Comment se fait le lettrage ?
Le lettrage comptable peut se faire de deux façons : manuelle ou automatique. Les comptables s’occupent du lettrage manuel. Ils attribuent une lettre ou un code unique à chaque écriture de facture et la même lettre aux écritures de règlements de la même facture. Lorsque le volume des factures devient important, le lettrage se fait d’une façon automatique par des logiciels de comptabilité pour gagner beaucoup de temps.
Quand faire le lettrage ?
Dans toutes les entreprises, il faut assurer un suivi régulier en ce qui concerne le lettrage. Ce suivi ou cette vérification permet de ne pas se retrouver dans une situation où vous allez devoir faire une revue complète et fastidieuse du lettrage sur la totalité des écritures accumulées.
La fréquence de vérification doit être proportionnelle au volume des factures émises et des factures reçues, cela dépend de la taille de l’entreprise et du secteur d’activité. En moyenne, il faut faire le lettrage sur une base mensuelle.
Lettrage comptable : les comptes qui sont concernés
En comptabilité, seuls les comptes de tiers peuvent faire l’objet d’un lettrage. Il s’agit en principe des comptes clients ainsi que des comptes fournisseurs. Tous les autres comptes ne font pas l’objet d’un lettrage.
Comprendre les avantages du lettrage comptable
Le lettrage comptable sert à identifier toutes les factures payées et à les dissocier de toutes celles qui ne le sont pas. Cela permet de faire un état global de la trésorerie et d’avoir des chiffres fiables. En ce qui concerne les factures fournisseurs, cette méthode est nécessaire pour mieux gérer leurs paiements.
Concernant les factures clients, le lettrage comptable permet d’identifier les clients qui n’ont pas encore payé la prestation ou les produits que l’entreprise leur a livrés. L’entreprise peut éviter d’avoir des factures impayées en relançant à temps la procédure de recouvrement des impayés, grâce au lettrage.